O briefing é fundamental para que o cliente nos passe as informações necessárias para o desenvolvimento do trabalho: situação atual, necessidades, objetivos etc.

Quanto mais informações obtivermos no briefing, mais preciso será o orçamento, mais fácil será o desenvolvimento e o sucesso do projeto fica garantido.

Procuramos deixar o orçamento o mais detalhado possível para que o cliente possa conferir se está tudo como foi solicitado no briefing, se todas as características do trabalho foram previstas, além das condições de fornecimento e de pagamento. Muitas vezes também, o orçamento já prevê as etapas de trabalho que serão necessárias para o desenvolvimento, com um cronograma.

Além do briefing, o cliente deverá nos fornecer todos os textos, fotos, imagens e referências necessárias para desenvolver o trabalho. É importante ressaltar que todo o conteúdo publicado é de total responsabilidade do cliente. Portanto, a revisão técnica, ortográfica e gramatical do conteúdo deve ser feita, conferida e aprovada pelo cliente.

Além disso, é importante ressaltar também que trabalhamos dentro dos princípios da ética profissional: não copiamos o conteúdo de nenhuma outra pessoa, física ou jurídica, sejam textos, imagens ou fotos, salvo se o cliente tiver a autorização expressa de seu autor.

O controle de jobs é fundamental na organização e na confiabilidade dos serviços que prestamos.

Ao iniciarmos um trabalho, a primeira coisa a ser feita é o cadastramento do novo job em nosso sistema. Todas as suas características, detalhes de briefing e todas as etapas do andamento e fechamento do trabalho são registrados no controle do job. Dessa forma, cada trabalho possui um histórico completo que pode ser resgatado quando necessário.

Cada etapa do projeto é fundamental para que o trabalho seja concluído com sucesso. Por isso, cada fase deve ser revisada e aprovada antes que passemos para a próxima etapa.

Durante o trabalho, apresentamos layouts e provas para que o cliente possa conferir todos os detalhes.

No meio do caminho, pode acontecer do cliente perceber que existe algo que precise ser corrigido ou alterado. É importante que o cliente esteja atento para nos passar todas as informações e evitar refações. Dependendo da alteração feita, se houver mudança no briefing inicial, pode ser necessário rever o orçamento. Tudo é feito com total transparência, o cliente é informado sobre qualquer alteração e nada é feito sem aprovação.

Ao final dos trabalhos, podemos fornecer os arquivos fechados, em alta e/ou baixa resolução, para que o cliente possa imprimi-los em qualquer gráfica ou fornecedor, publicá-los em seu site, ou arquivá-los.Os arquivos abertos (editáveis) fazem parte do nosso processo de editoração e criação, portanto, só serão fornecidos se isso for combinado e previsto no orçamento. É importante ressaltar as diversas razões para essa postura:

1. Não achamos correto que um trabalho, desenvolvido por nós, seja alterado por outra pessoa ou empresa.
2. Para nós, a fidelização do cliente é muito importante. Por isso, é interessante que os trabalhos tenham continuidade dentro de nossa própria empresa.
3. Ao fornecer os arquivos abertos, deixamos de nos responsabilizar pela qualidade dos mesmos. Então, se o trabalho der algum problema de texto, imagens ou fontes, não temos mais como assessorar o cliente.

Quando iniciamos um trabalho, estabelecemos um cronograma que é apresentado previamente no orçamento ou que é combinado posteriormente com o cliente. Para que esse cronograma se cumpra, é fundamental que o cliente também o acompanhe. Na revisão e aprovação das etapas do trabalho, o cliente precisará nos responder o mais breve possível, respeitando o cronograma, para que não haja atraso no prazo de entrega.

Ao finalizarmos um trabalho, os backups dos arquivos são feitos em duas mídias diferentes e são registrados em nosso controle de jobs. No caso de necessidade de correção de trabalhos, esse controle é imprescindível para sabermos quando foi feita a última versão, qual é o arquivo mais recente e em que mídia ele está gravado.

Pode ser que depois do trabalho ser finalizado e entregue, seja preciso reabrir o job por diversos motivos:

1. O cliente identificou alguma informação que precisa ser alterada;
2. O cliente precisa enviar o trabalho para outro fornecedor e precisa que os arquivos sejam fechados novamente;
3. O cliente perdeu os arquivos fornecidos.

Para qualquer um desses casos, temos nosso acervo de arquivos que vai nos permitir resgatar o trabalho sem maiores problemas. Nosso controle de Jobs e sistema de backup permitem que possamos localizar, restaurar, corrigir, fechar e enviar os arquivos novamente. Mas para isso, teremos custos adicionais já que estaremos prestando serviços adicionais que não foram previstos no orçamento aprovado anteriormente.

Nos casos em que precisaremos de pequenas alterações no texto, ou nas situações "b" e "c" descritas acima, cobraremos uma taxa mínima de serviço. Isso porque, mesmo que tenhamos que mudar apenas um número de telefone, teremos que: localizar o job; resgatar e descompactar os arquivos; conferir os links, fontes e imagens; mandar provas para o cliente revisar e aprovar; registrar as modificações e envios de arquivos; fechar os arquivos novamente; enviá-los para o cliente ou seu fornecedor; e fazer backup novamente de tudo em duas mídias.

Nossa equipe é orientada a manter o sigilo das informações que circulam durante todo o processo de execução dos projetos, mas é importante que o cliente nos oriente quando existir alguma necessidade especial para que possamos tomar todas as providências necessárias. Nenhum arquivo ou material fornecido pelo cliente circula fora das dependências do Acará e fica restrito somente aos colaboradores envolvidos no projeto.

Procuramos ser bastante flexíveis na negociação do prazo e forma de pagamento. Assim, todas as condições e prazos de pagamentos serão descritos no orçamento aprovado pelo cliente.

É importante lembrar que, caso não receba os boletos bancários em tempo hábil para a programação de pagamento, o cliente deverá entrar em contato conosco para podermos tomar as devidas providências.